Традиционно выделяют два варианта для перехода с одного программного обеспечения на другое:

• Резко: заранее анонсировать переход и одним днем перевести всю команду;
• Поэтапно: постепенно заменять один софт другим.

Конечно, наименее стрессовым вариантом является поэтапный переход, когда сотрудники постепенно знакомятся с новым софтом, его возможностями и ищут схожие функционалы с привычным им программным обеспечением. Однако при таком плавном переходе есть один нюанс: важно сразу обозначить четкие этапы с датами — иначе замена растянется на несколько месяцев.

Несколько практических советов по внедрению нового софта:

1. Уделите достаточно времени обучению сотрудников

Важный этап, которым не стоит пренебрегать — это обучение. Его можно проводить самостоятельно, а также обращаться к дистрибьюторам или представителям вендоров. Лучше не проводить единые обучающие семинары для всей компании разом, а разбить по отделам — чтобы людям проще было взаимодействовать со спикером и задавать вопросы. Программа обучения должна обязательно включать в себя как теоретические, так и практические занятия, которые помогут закрепить знания.

2. Внедряйте новый софт в начале месяца или даже квартала

Нет истории грустнее, чем внезапные изменения, которые настигают сотрудников в середине месяца или в конце отчетного периода. Это не только дополнительный стресс, но и усложнение работы: придется искать информацию сразу по двум каналам. Поэтому лучше выбирать для внедрения начало месяца или квартала — в зависимости от направления деятельности компании и от конкретного программного обеспечения.

3. Делайте упор на преимущества

Не все сотрудники хорошо воспринимают нововведения, особенно если новшества напрямую затрагивают их работу. Для безболезненных корректировок рабочего пространства важно объяснить, в чем преимущества у нового решения и какую повседневную рутину оно поможет автоматизировать. Чем больше заинтересованность сотрудников, тем выше мотивация учиться и осваивать новое.

4. Раздайте инструкции и чек-листы

Каким бы понятным ни было обучение, не стоит ждать, что сотрудники научатся всему и сразу. Особенно это касается сложных решений, которые требуют привыкания. Заранее продумайте или попросите у дистрибьютора инструкции для работы с программным обеспечением и небольшие шпаргалки. Их стоит распечатать и раздать сотрудникам — чтобы подсказки по работе всегда были под рукой.

5. Внедряйте решения в период затишья

Решить сменить серьезный софт перед новогодними праздниками или во время высокой загрузки — не самая лучшая идея. Можно столкнуться с замедлением работы, ростом издержек и увеличить стресс внутри компании. Если же, наоборот, идет период затишья, у сотрудников будет больше времени спокойно разобраться с новым программным обеспечением и привыкнуть к нему.

6. Не нагружайте всем и сразу

Если у программного обеспечения широкий функционал, лучше начать знакомить сотрудников постепенно. Например, разбить на несколько обучающих семинаров, на которых будет затрагиваться те или иные возможности. Так информация быстрее усвоится и лучше закрепится.

7. Назначайте ответственных

Это могут быть технические специалисты, которые уже знакомы с программой и готовы быть на связи и помогать при возникновении вопросов, коллеги по отделу, а также сторонние эксперты. Важно, чтобы они готовы были быть на связи в рабочее время и могли прийти на помощь.

8. Собирайте обратную связь

После обучения обязательно соберите обратную связь и узнайте, насколько понятна новая информация и остались ли еще пробелы в знаниях. Можно также провести небольшой тест. Но тут важно донести, что тест не для оценки работы, а для понимания результатов обучения и уровня усвоения материала.

9. Начинайте с малого

Если внедрение предполагается в компании или предприятии с несколькими филиалами, можно начать с одного небольшого подразделения. Так вы поймете, на какие моменты в дальнейшем стоит делать упор, в том числе — в обучении.

10. Правильно оценивайте временные рамки

Всегда хочется, чтобы адаптация сотрудников прошла как можно быстрее. Однако, если замена была глобальной, не стоит торопить события: заложите время на привыкание к новому и не требуйте невозможного.

Подобрать подходящее решение для бизнеса можно у партнёрской сети «1Софт»: https://1csoft.ru/vendors  

А если вы хотите стать партнёром «1С» и начать выгодно продавать софт клиентам, переходите на https://dist.1c.ru/