Создание и редактирование документов Office 365 в хранилище One Drive
Все нужное для совместной работы уже заложено в системе. Это облачное хранилище OneDrive и последние версии самих приложений, позволяющие создавать документы в современных форматах docx (Word), pptx (PowerPoint) и xlsx (Excel) и поддерживающие возможность редактирования несколькими пользователями. Вам остается только передать разрешение на редактирование нужным специалистам, нажав кнопку “Поделиться” и введя электронную почту каждого.
Открывая файл, убедитесь, что он в облаке (должна быть включена функция автосохранения). Когда другие пользователи присоединятся, вы будете видеть их аватары или значок гостя в верхней части страницы. Кроме того, при работе в Excel фрагменты, выбранные разными пользователями Office 365, выделяются разными цветами. Ваш фрагмент будет зеленым. Если вы забыли, какие цвета достались вашим коллегам, просто наведите курсор на их участок, чтобы увидеть имя.
Работа в Office 365 в оффлайн
Продолжить совместную работу над файлом можно и автономном режиме, находясь оффлайн. Правда, здесь есть несколько нюансов:
- Если файл находится в папке синхронизации на OneDrive, все ваши изменения будут автоматически вноситься при подключении к Интернету. Синхронизация произойдет, даже если в данный момент непосредственно Word, Excel или PowerPoint не работают.
- Открыть и редактировать документ вы можете даже без подключения к сети. Однако в это время ваши коллеги не увидят те изменения, которые вы вносите. Лишь после подключения к Интернету им придут уведомления о ваших правках. В свою очередь вы тоже увидите их добавления, лишь оказавшись онлайн.
- Когда вы работаете онлайн, абзац, который вы правите, блокируется. Другие пользователи в это время не могут редактировать его. При работе в автономном режиме такой блокировки нет, и кто-то параллельно может менять интересующую вас часть текста. При сохранении файла система вам обязательно покажет сообщение о возникшем противоречии, и вы сможете принять решение, какой вариант, ваш или коллеги, оставить в итоге.
- Чья версия сохранится, если два человека правят один и тот же файл? Обычно остается та версия, которая была сохранена последней (с помощью кнопки “Сохранить” или функции “Автосохранение”).
Распределение зон ответственности
Чтобы избежать возможного непонимания с коллегами, каждому из них лучше сразу выделить зону ответственности — определенные страницы, листы или слайды. В Excel вы можете сделать это прямо в книге (например, поместив имена пользователей в ячейки заголовков или присвоив соответствующие имена листам).
Однако есть и еще один способ спасти ситуацию — восстановить предыдущую версию. Как это сделать? В приложениях Word, Excel или PowerPoint для Office 365 во вкладке “Файл” выберите пункт “Сведения” и щелкните ссылку “Просмотр и восстановление предыдущих версий”. Затем найдите в списке более раннюю версию документа и щелкните “Открыть версию”. Если вы хотите сделать эту версию текущей, дождитесь момента, когда все остальные пользователи прекратят совместно редактировать файл, и нажмите “Восстановить”.
Обезопасить себя от недоразумений позволит и постоянный диалог с коллегами. В Office 365 легко взаимодействовать с другими пользователями, имеющими доступ к документу. Достаточно упомянуть человека с добавлением значка @, чтобы он увидел ваше сообщение. Такая возможность есть и в Word, и в Excel, и в PowerPoint. А если слов недостаточно и хочется больше эмоциональности и юмора — Outlook позволяет пересылать файлы GIF с анимацией.
Также напомним, что подписка на Office 365 позволяет пользоваться корпоративной платформой Teams. Здесь можно общаться в чатах, организовывать встречи, проводить видеоконференции и обмениваться файлами. В общем, держать руку на пульсе и вовремя согласовывать все вопросы.
Читайте похожие статьи:
- Почему программное обеспечение лучше покупать по подписке? Основные плюсы Оffice 365
- Рабочий компьютер, который всегда онлайн. Azure Virtual Machines
- Azure Storage от Microsoft: Почему все крупные компании хранят свои данные на облачных дисках?
Вы можете оставить комментарий: