Типы документов и сценарии использования PDF-редактора

Повседневная работа с документами в любой компании — это не только просмотр, но и постоянное взаимодействие: внесение правок и комментариев, удаление и добавление блоков текста и страниц, конвертирование файлов в различные форматы. Опрошенные партнеры отметили, что формат PDF давно вышел за рамки функции сохранения структуры и оформления документа при печати или передаче файла, и стал полноценной рабочей средой.

Особенно это касается специалистов, чья работа связана с коммуникациями с внешним миром — клиентами и партнерами. Этот тренд подтверждают сотрудники компании «1С-Рарус»:

Ежедневно мы работаем с большим объемом разноформатной документации: коммерческими предложениями, презентациями, брошюрами, опросными листами и, конечно, договорами. PDF — основной „рабочий“ формат, с которым приходится иметь дело. Один из наших ключевых сценариев — это подготовка и адаптация материалов перед отправкой. Мы исправляем опечатки, обновляем контакты, корректируем данные и скрываем конфиденциальную информацию прямо в PDF. Оцифровка и извлечение данных со сканов, скриншотов и сравнение двух версий договоров при работе с контрагентами незаменимы в нашей работе. Эти функции полностью исключают возможность случайного удаления данных или их намеренного искажения, финансовые и юридические риски для организации.

Для специалистов, работающих с внешними контрагентами, ключевыми являются задачи адаптации и подготовки документов. Например, в ИТ-сфере или консалтинге продуктовые команды постоянно дорабатывают презентации под нужды разных заказчиков.

Для специалистов по закупкам на первый план выходит необходимость безопасно работать с документами, оперативно вносить точечные исправления и обеспечивать юридическую достоверность многократно согласованных договоров.

Маркетологи, например, активно используют PDF-редактор для взаимодействия с дизайнерами. Возможность внесения правок и комментариев прямо в макеты листовок или драфты презентаций значительно ускоряет процесс.

Маркетологи много работают с дизайнерами, вычитывают макеты полиграфических материалов. В PDF можно предварительно вставить текст и прикинуть, как он выглядит на странице. Это помогает в решении разногласий с подрядчиками. Полезен редактор и при подготовке материалов для вебинаров, внутренних и внешних мероприятий. Скажем, когда спикер нашел ошибку в презентации уже после конвертации в PDF, мы можем оперативно все исправить прямо у себя на компьютере, не загружая документ с чувствительной информацией в онлайн-конвертеры

Другой не менее важный запрос бизнеса при работе с PDF — работа со сканированными документами. Это могут быть сканы договоров с подписями и печатями, рукописные пометки юристов или официальные письма. Здесь незаменимой становится функция распознавания — OCR (оптическое распознавание символов).

OCR-редактор очень выручает, когда приходит пережатый скан. Он реально позволяет быстро вытаскивать ОГРН или другие реквизиты без ручного перепечатывания. ContentReader PDF справляется с этим за 15−20 секунд

Для многих компаний важно не только извлечь текст, но и получить полностью редактируемый документ, чтобы иметь возможность быстро исправить аргументы контрагента или перенести информацию в учетные системы.

И, пожалуй, отдельная проблема — когда клиенты или контрагенты самостоятельно вносят изменения в уже согласованные документы. Обнаружить такие правки — задача со звездочкой.

Кроме того, регулярно возникают задачи по объединению или разделению документов, например, когда один большой файл с несколькими формами нужно разбить на отдельные документы для подписания.

Популярные функции ContentReader PDF

Как видно из таблицы, ядро рабочего процесса составляют инструменты для редактирования, конвертации и сравнения документов. Кроме того, ключевое преимущество пользователи видят не в самой функции конвертации, а в ее результате — возможности быстро получить удобный для работы формат и безопасно обработать конфиденциальные данные.

Преимущества ContentReader PDF перед другими решениями

Главные преимущества, которые отмечают наши партнеры, можно разделить на три ключевые группы: производительность и удобство, точность работы с кириллицей и безопасность.

Многие оценили скорость и отзывчивость интерфейса, что особенно важно при работе с большими объемами документов в условиях ограниченных ресурсов.

Интерфейс программы позволяет легко разобраться с работой того или иного инструмента. Кроме того, редактор работает быстро и не виснет, как некоторые другие решения. Для нас ContentReader PDF стал единым окном, которое закрывает сразу большое количество задач

Схожим мнением делятся и специалисты 1С-Рарус:

Интуитивно понятный интерфейс позволил начать работу мгновенно, без предварительного долгого обучения. Решение не зря является признанным лидером в сегменте PDF-редакторов

Второй по значимости фактор — качественное распознавание текстов на русском языке даже низкокачественных сканов и изображений. Это то, с чем часто не справляются облачные решения и бесплатные сервисы.

Безопасность в работе с документами и конфиденциальными данными — важнейшее требование к прикладному ПО во многих сферах. Для компаний, работающих с персональными данными, финансовой информацией и NDA, возможность обрабатывать все локально, а не в облаке, является критически важным критерием выбора решений.

Отдельно партнеры отмечают такие детали, как визуальное сравнение различий в документах, которое реализовано более наглядно, чем в Microsoft Word или LibreOffice, и точное распознавание сложных элементов — таблиц, изображений, блоков подписи.

Другие редакторы часто объединяют подпись и печать на документе в один объект. А ContentReader PDF разделяет их. Возможность удалить только подпись, оставив печать, это очень полезно

Заключение

Как показало исследование коллег из Content AI, современный PDF-редактор из простой программы для просмотра превратился в многофункциональный рабочий инструмент, который решает конкретные бизнес-задачи: ускоряет согласование договоров, избавляет сотрудников от рутинного перепечатывания текста со сканов и защищает конфиденциальную информацию. ContentReader PDF — это решение, которое интегрируется в их ежедневные процессы и помогает в разы быстрее справляться с рабочими задачами.

Убедиться в преимуществах ContentReader PDF можно на собственном опыте — для этого существует пробная версия решения. Запросить её можно на 1csoft@1csoft.ru. Также мы всегда готовы ответить на ваши вопросы, договориться по демонстрации и проконсультировать насчёт возможностей программного продукта.