Выбор программного обеспечения достаточно трудоемкий, но не переживайте. В этой статье мы разберем 6 шагов, которые помогут вам найти правильное программное обеспечение и чувствовать себя уверенным в своем решении.
6 ключевых шагов для поиска правильного программного обеспечения
- Определите проблему
- Определите требования к программному обеспечению
- Определите варианты и составьте свой шорт-лист
- Сделайте лучший выбор
- Получите одобрение на закупку софта
- Закупайте новое программное обеспечение
Шаг 1: Определите проблему
Первый шаг процесса покупки программного обеспечения включает выяснение ваших потребностей и обеспечение их соответствия вашим бизнес-целям.
Спросите себя: какую проблему мне нужно решить?
Выявление проблемы поможет вам сузить тип программного обеспечения, которое вам нужно. Начните с конкретной бизнес-задачи, например:
- Нам нужно, чтобы наши сотрудники быстрее сотрудничали над проектами.
- Нам нужно более точно отслеживать наши остатки в нескольких местах хранения.
- Нам нужно улучшить наше общение с клиентами.
- Поговорите со своей командой, чтобы точно определить текущие проблемы и задачи. Ведите диалог максимально детально, чтобы найти основную проблему, а не только симптомы.
- Оцените свое установленное программное обеспечение и обсудите с командой вопросы, связанные с его использованием.
- Спросите у других людей в вашей отрасли, например, у конкурентов, возможно они испытывают аналогичные проблемы.
Шаг 2: Определите требования к программному обеспечению
Существуют десятки, если не сотни, отечественных и зарубежных программных продуктов, предназначенных для решения проблемы, с которой вы столкнулись. Но этого недостаточно. Вам нужно программное обеспечение, которое будет соответствовать конкретным потребностям вашего бизнеса.
Спросите себя: как мы хотим использовать это программное обеспечение?
Понимание того, что вы хотите получить от программного обеспечения, поможет вам приблизиться к правильному выбору для вашего бизнеса. Вот некоторые требования к рассмотрению:
- Какие особенности должны быть у софта
- Количество пользователей (если вам нужны отдельные учетные записи для каждого пользователя)
- Простота использования (насколько это будет легко для вашей команды, чтобы использовать)
- Интеграция (как он взаимодействует с другим программным обеспечением, которое вы используете)
- Потенциал роста (насколько хорошо программное обеспечение будет отвечать будущим потребностям)
- Цены (сколько вы готовы потратить на программное обеспечение)
Чтобы создать уверенность в своих требованиях, поговорите со своей командой, чтобы увидеть, что на самом деле нужно пользователям. Вы также можете посмотреть на одну или две ведущие компании по разработке программного обеспечения и посмотреть, какие дополнительные функции они предлагают. Сравните их с другими программами, которые вы рассматриваете, чтобы увидеть, без каких функции вы не можете обойтись.
Шаг 3: Определите варианты и составьте свой шорт-лист
Следующий шаг в поиске программного обеспечения включает в себя создание исчерпывающего списка всех решений, которые отвечают вашим требованиям.
После создания полного списка программного обеспечения пришло время сузить его до короткого списка реалистичных вариантов. В идеале, в этом списке должно быть от трех до семи продуктов, но не более того, чтобы процесс отбора не оказался слишком длинным и сложным.
Спросите себя: Должно ли это программное решение быть в моем списке?
Чтобы ответить на этот вопрос, начните сравнивать программное обеспечение из вашего списка с требованиями, которые вы изложили в шаге 2, заботясь о том, чтобы оценить следующее:
- Позволяет ли продукт решить вашу ключевую проблему и поддерживать ваши бизнес-цели?
- Соответствует ли продукт вашим требованиям к функциям?
- Насколько удобно это решение для пользователя?
- Работает ли продукт (интегрируется) с программным обеспечением, которое вы используете сейчас?
- Есть ли у продукта хорошие отзывы пользователей?
- Есть ли продукт в вашем бюджете?
После того, как вы ответили на эти вопросы, вы должны обнаружить, что большинство решений из вашего первоначального длинного списка могут быть удалены.
Шаг 4: Сделайте лучший вариант
К этому моменту вы уже провели много исследований и готовы сделать окончательный выбор из вашего списка. Чтобы быть полностью уверенным в своем решении, вот некоторые последние проверки
Спросите себя: Доверяю ли я этой компании свой бизнес?
Ваши отношения с поставщиком программного обеспечения будут носить партнерский характер. Вот несколько способов построить это доверие:
- Прочитайте отзывы пользователей от клиентов, у которых есть потребности, аналогичные вашим. Создайте список вопросов для поставщиков на основе любых проблем, которые у вас есть после прочтения отзывов.
- Обратитесь к поставщикам, запланируйте демонстрации продуктов и задайте интересующие вопросы. Просмотр возможностей программного обеспечения вблизи позволяет сделать более четкое понимание.
- Свяжитесь с поставщиками в вашем списке, чтобы определить окончательные цены и уровни обслуживания, а также любые обучающие, технические материалы и правила лицензирования.
Следующий шаг - обеспечить, чтобы ваша команда разделяла с вами уверенность в сделанном выборе
Шаг 5: Получите одобрение на закупку софта
Прежде чем вы приобретете новое программное обеспечение, вам нужно продать его своим сотрудникам. Не все будут тратить столько времени на исследование программного обеспечения, как вы, так что поделитесь своими выводами и пусть они знают, как вы пришли к своему окончательному выбору.
Спросите себя: на кого повлияет это решение?
Включите любого, кто будет затронут изменением программного обеспечения в презентации и дискуссии. Этими сотрудниками могут быть:
- Члены команды, которые будут использовать новое программное обеспечение
- Те, кто отвечает за бюджет
- Руководители, которые дадут согласие на покупку программного обеспечения
- ИТ-персонал, который будет внедрять новое программное обеспечение
- Управление, которое будет отвечать за изменениями в бизнесе
Поделитесь с ними своими исследованиями и причинами выбора, а также оставьте временя для обратной связи. После того как получите фидбэк - покупайте программный продукт.
Шаг 6: Закупайте новое программное обеспечение
Этот заключительный шаг является наиболее простым, но есть несколько моментов, которые следует знать, прежде чем подписать договор и отправить платеж:
- Убедитесь, что вы заранее связались с поставщиком об условиях вашего контракта.
- Спросите о любых скидках, на которые может претендовать ваш бизнес (например, если вы работаете в некоммерческой организации).
- Обсудите планы платежей и попросите о скидках для оплаты ежегодно, а не ежемесячно.
- Обсудите, что поставщик программного обеспечения будет нести ответственность за пост-покупку (это может включать в себя адаптацию и обучение персонала, доступность обслуживания клиентов и доступ к будущим обновлениям программного обеспечения).
- При оплате по ежемесячному или другому регулярному графику, обсудите с отделом финансов, чтобы убедиться, что бюджет будет доступен, когда это необходимо.
Осталось лишь сделать так, чтобы ваша команда прошла этап адаптации к новому софту и начала им пользоваться постоянно. Но это совсем другая история…
Вы можете оставить комментарий: