Демонстрация программного обеспечения - важный шаг на пути к покупке программного обеспечения, который позволит вам увидеть платформу в действии, что поможет вам проводить более значимые сравнения между продуктами. Это также даст вам лучшее представление о поставщике программного обеспечения, поддержке, которую он может предоставить, и о том, подходят ли они для вашей команды.

Хотя демонстрация программного обеспечения - отличная возможность лучше познакомиться с поставщиком программного обеспечения, это не обязательно должно быть самое первое взаимодействие, которым вы делитесь. Поговорив с поставщиком программного обеспечения перед демонстрационным днем, вы сможете растопить лед, поделиться информацией о своем бизнесе и задать насущные вопросы, которые, вероятно, у вас уже есть.

5 вещей, о которых необходимо обсудить с поставщиками программного обеспечения перед демонстрацией

Когда дело доходит до покупки программного обеспечения, не стесняйтесь задавать вопросы по мере их возникновения. Подготовьтесь к демонстрации программного обеспечения, рассмотрев эти пять тем, которые вы, возможно, захотите обсудить с поставщиками, прежде чем просматривать их демонстрации.

1. Цели вашего бизнеса

Перед демонстрацией поставщик программного обеспечения должен иметь представление о том, кто вы (например, менеджер проекта, владелец бизнеса, руководитель отдела и т.д.), в чем заключается ваш бизнес и чего вы надеетесь достичь, инвестируя в новое программное обеспечение.

Если поставщик программного обеспечения заранее знает, сколько людей будут использовать платформу, для каких целей, какие проблемы вы ожидаете и какие другие платформы вы уже используете, он сможет еще лучше адаптировать демонстрацию программного обеспечения к конкретным потребностям вашего бизнеса.

2. Функциональность продукта

На этом этапе вы уже изучили функциональность и возможности демонстрационной платформы, но у вас могут возникнуть конкретные вопросы, связанные с простотой использования, интеграцией, ключевыми функциями и возможностями настройки.

Некоторые вопросы могут включать:

• Как будет выглядеть кривая обучения для моей команды?
• Насколько интуитивно понятен продукт для новых пользователей?
• Как выглядит пользовательский интерфейс?
• Как этот продукт справляется с интеграцией с другими платформами?
• Понадобится ли мне сторонний инструмент интеграции?
• Можно ли настроить этот продукт?

Такие вещи, как настройка и интеграция, вероятно, также будут рассмотрены в демонстрации, но если это или что-то еще важно для вашего бизнеса, подумайте о том, чтобы спросить о них перед демонстрацией, чтобы убедиться, что продукт будет делать все, что вам нужно.

💡 Перечислите свои требования к функциям

Во время демонстрации поставщик программного обеспечения, скорее всего, ознакомится с основами платформы и “лучшими” функциями, предлагаемыми программным обеспечением. Хотя они будут полезны, но могут не охватывать всего, что вам нужно увидеть.

Подумайте о том, чтобы предоставить поставщику программного обеспечения список функций, которые вы хотите включить в демонстрацию, чтобы обеспечить более удобное демонстрационное использование и увидеть эти важные функции в действии.

3. Общая стоимость

При покупке программного обеспечения компании иногда берут на себя обязательства по продукту, думая, что они знают стоимость, только для того, чтобы быстро понять, что скрытые затраты и сборы складываются. Один из способов избежать превышения бюджета - заранее обсудить затраты с поставщиком программного обеспечения.

Когда дело доходит до стоимости, подумайте об общей стоимости владения: сколько стоит покупка, внедрение и обслуживание программного обеспечения?

Компоненты затрат включают:

• Лицензия на программное обеспечение: Платите ли вы один раз за использование программного обеспечения или это подписка? Оно локальное или облачное?
• Оборудование: Какие дополнительные технологии или устройства вам нужны для использования или запуска программного обеспечения?
• Внедрение: Вы внедряете программное обеспечение самостоятельно или это сделает поставщик? Включена ли стоимость внедрения? Если нет, то сколько это стоит и какие услуги оно будет включать? Сколько времени потребуется для настройки программного обеспечения?
• Обучение: Как ваш бизнес будет проходить обучение (онлайн, лично, в вашем бизнесе, в удаленном месте)? Что будет включать и включать в себя обучение? Сколько человек можно обучить? Включает ли стоимость обучения одноразовое мероприятие или в нее также входят будущие новые сотрудники?
• Поддержка: Как поставщик будет обеспечивать долгосрочную поддержку после внедрения программного обеспечения? Входит ли поддержка клиентов в стоимость или за дополнительную плату? Какие способы поддержки доступны клиентам (онлайн-чат, телефонная поддержка или форумы)?

Не забудьте также спросить поставщика об уровнях ценообразования, что включает в себя каждый из них и какие функции продаются отдельно. Проверьте свой список обязательных функций и посмотрите, включаются ли эти функции автоматически или за них требуется дополнительная плата.

4. Обучение и поддержка

Без обучения и поддержки вашему бизнесу может быть сложно внедрить и использовать программное обеспечение. Никогда не помешает начать разговор об обучении и поддержке еще до демонстрации. Спросите поставщика программного обеспечения, какие услуги по обучению и поддержке они предлагают и включены ли эти услуги уже в стоимость или они стоят дополнительно.

Спросите сколько людей могут участвовать в обучении, насколько доступна поддержка (24/7 или только в рабочее время), как будет проходить обучение (онлайн, лично, локально или в другом месте) и какие способы поддержки предлагаются (чат, форумы, по телефону).

💡 Обсудите с сотрудниками, которые будут использовать программное обеспечение

На каждом этапе вы должны привлекать людей, которые будут использовать программное обеспечение для своей работы. Прежде чем говорить с поставщиком программного обеспечения об обучении и услугах поддержки, сначала поговорите с сотрудниками, которые будут использовать платформу.

Спросите их, что их беспокоит, насколько им комфортно использовать новые технологии и как бы они предпочли пройти обучение и поддержку. Как только вы узнаете потребности команды, сообщите о них поставщику программного обеспечения, чтобы убедиться, что они могут быть учтены.

5. Безопасность данных

Кибератаки и утечки данных могут быть дорогостоящими как материальными, так и нематериальными.

По данным Gartner, ожидается, что финансовые последствия киберфизических систем (CPS) для бизнеса превысят 50 миллиардов долларов к 2023 году. В то время как крупные компании могут оправиться от этого, многие малые предприятия не смогут позволить себе таких последствий, и даже если они это сделают, им придется работать, чтобы вернуть доверие потребителей.

Возможно, в вашей компании уже есть план реагирования на инциденты кибербезопасности, но при использовании программного обеспечения вы должны убедиться, что соответствующий поставщик также серьезно относится к безопасности данных.

Безопасность данных должна быть предметом постоянного обсуждения между вами и поставщиком программного обеспечения. Прежде чем переходить на их продукт, узнайте, какие меры безопасности и защиты поставщик предусмотрел для своих баз данных, как он будет защищать вашу информацию и информацию ваших клиентов, каков их план реагирования на инциденты кибербезопасности (т. е. как вы будете уведомлены о нарушении), и соответствуют ли они требованиям закона о конфиденциальности данных.

💡 Будьте в курсе событий

Никогда не помешает изучить компанию-поставщика программного обеспечения, прежде чем вкладывать деньги вашего бизнеса (и данные). Сталкивались ли они когда-нибудь раньше с утечкой данных? Если они это сделали, хотя это не обязательно нарушает условия сделки, это может быть тревожным сигналом. Обратите особое внимание на то, как они справились с инцидентом в области кибербезопасности и что они предприняли в результате для защиты.

Кроме того, важно задавать вопросы: Как они отреагировали? Были ли они прозрачны и честны со своими клиентами? Предоставили ли они своим клиентам информацию, необходимую им для уведомления своих клиентов и принятия мер по самозащите? Какие дополнительные меры безопасности были введены с тех пор?

Получите максимальную отдачу от своих демонстрационных версий программного обеспечения

Связываясь с поставщиком программного обеспечения и задавая свои насущные вопросы заранее, вы настраиваете себя на получение максимальной отдачи от демонстрации программного обеспечения.

Демонстрационные версии - это только начало взаимодействия с поставщиками программного обеспечения, и оно может быть ошеломляющим. Держите под рукой список функций и сервисов, чтобы не упускать из виду то, что наиболее важно для вашего бизнеса и в чем вы готовы пойти на компромисс.